במהלך התקופה האחרונה קיבלתי פניות מרופאי שיניים השואלים: מאיפה מתחילים? מה עושים? איך גורמים למרפאה להתנהל טוב יותר,איך שולטים על המערכת הזאת שתתפקד בצורה יעילה?הרופאים שפונים אלי דרך הבלוג לכולם שאלה זהה: איך מתבצע כל עניין הייעוץ למרפאות?אני אנסה לפוסט זה להעביר אליכם נקודות פתיחה לתחילת התהליך. לפני הכל, אעדכן כי בשנה האחרונה נכנסתי לשותפות עם מוטי סלומון בעל חברת "מדיקו" (שירותי ייעוץ שיווק ופרסום למרפאות שיניים ושירותי רפואה). מוטי מחזיק בניסיון עשיר של שנים רבות בשיווק מרפאות שיניים ובהבנה באמת נדירה ועמוקה של מערכת מורכבת ורגישה שרק מי שגדל בה ונושם אותה מבפנים יודע.
במהלך השנה האחרונה עבדנו עם מס' מרפאות שיניים ברחבי הארץ ואני חייבת לומר לכם: אין דבר יותר מספק, מממש, מעבודה עם מרפאה עם נתוני פתיחה בינוניים עד גרועים ולאחר תקופה להביא אותה ליציבות לתפקוד יעיל ולשיפור משמעותי בהכנסות ובריווחיות. אך חשוב להבין, כל זה לא יתממש ללא שיתוף פעולה ומאמץ קבוצתי מלא של הרופא\ים וצוות המרפאה. התהליך הזה דורש מחוייבות משמעת עצמית ומכוונות למטרה, כי לבעלי המרפאות נוח לנהל את העסק כמו שהם יודעים, ולחלק גדול מהרופאים קשה לצאת מאיזור הנוחות שלהם (אביא בהמשך דוגמאות) ולכן התפקיד שלנו בין השאר "לשמור את הרכבת על המסילה" לשמור על עיקביות ואנחנו לא פעם עדים ושותפים למשברים של אמצע הדרך שלא פעם טופלו באמצעות קואצ'ינג והדבר תרם ברוב המקרים לתיאום ציפיות בין הרופא לצוות שלו, ובין המרפאה ללקוחותיה. (גם כאן אביא דוגמאות בהמשך)
רופאי השיניים חייבים להבין כי לחלק מן התהליכים לוקח זמן להבשיל כי לעיתים צריך לשנות את התפיסה, את החשיבה, את ההתנהלות השיווקית והפיננסית, והשינוי הוא משמעותי כשמדובר בהרגלים הישנים, של מה שנוח לנו לעשות ולא תמיד הוא הדבר הנכון ביותר למרפאה. וכן,עוברים כמה חודשים עד שרואים תוצאות, אין זבנג וגמרנו. מצד שני, לחלק חשוב לא פחות בתהליך ניתן יהיה לראות תוצאות כמעט מיידיות בין השאר,נוהלים וכללים במרפאה.
חשוב להדגיש: לא כל מרפאה עוברת תהליך ארוך ומורכב. השאלה היא מה היקף העבודה במרפאה?עד כמה גדול השינוי שהמרפאה רוצה וצריכה לעבור? מה הבעיות המיידיות שיש לטפל בהם? האם רוצים לחזק את הנושא הפיננסי? האם את הנושא השיווקי? או שמא את התנהלות המרפאה והשירות ללקוחות? האם הכל יחדיו?
לכל מרפאה נתפרת תוכנית עבודה מתאימה בדיוק למידותיה. זאת אנו יודעים רק לאחר המפגש הראשון במרפאה. המפגש הראשוני כולל: הכרת הרופא וצוות המרפאה, תצפית ואיסוף מידע על המרפאה בעזרת הצוות, ישיבה עם הרופא\בעל המרפאה לתיאום ציפיות בין הצדדים, קבלת נתונים פיננסים (תקבולים, הוצאות, ערך פיננסי של תוכניות טיפול, דו"חות רווח והפסד ועוד..) קבלת נתונים שיווקים ( פעולות שיווק פנים, אינטרנט, שיווק חוץ וכו')וקבלת אינפורמציה מעמדת המזכירות על הנוהלים הקיימים, ועל אופן תפקודה. את הנתונים הללו אנו מעבדים לתוכנית עבודה מסודרת ומוגדרת ליעדים הכוללת בין השאר את מס' הפגישות הדרושות להצלחת תהליך.
נוכל, אם נותר זמן לתת טיפים ופתרונות לבעיות אקוטיות שהמרפאה מתמודדת איתם: קשיים בסגירת תוכניות טיפול, עבודה עם ביטוחים, גיוס והכשרת צוות אדמניסטרטיבי מתאים וכו'.
בפוסט הבא אביא כאן את השלבים בתהליך שעברנו עם מרפאת שיניים במרכז הארץ שבמשך השנה האחרונה עברה שינוי דרמטי ומשמעותי, מה שמזכיר לנו למה אנחנו כ"כ אוהבים את העבודה בנישה הקטנטנה הזאת..
