תהליכי עבודה ברמה יומית שבועית וחודשית

תהליכי עבודה נועדו לשמש לרופא "עיניים" ו"אוזניים" בכל מה שקשור לשליטה ובקרה על מהלך היום במרפאה. במקרים לא מעטים אין תיאום ציפיות בין הרופא לצוות ולעיתים התקשורת ביניהם גם לא משהו.. הרופא לא יודע מה לבקש, אחרי מה לעקוב.. הוא מתוסכל והיא ממורמרת.. וכל הנושא הזה "עולה מדרגה" אם המזכירה לא מנוסה כלל בתחום רפואת השיניים והיא תלויה לרוב ברופא  (שלא תמיד מודע להתנהלות נכונה..)

יש מרפאות שכבר בפגישה השנייה קיבצנו את כולם לישיבת צוות כי חלק גדול 

מהצוות היה "מת" לשחרר קיטור ולהציף את הבעיות וגם לרופא יש לא מעט אימפוטים בעניין..

הפוסט הבא נועד קצת לעשות סדר. מה עושים במהלך היום, מה ברמה השבועית והחודשית.

במהלך היום (או כשמישהי שאלה:"מה אני עושה מהרגע שאני מדליקה את המחשב..")

טיפול בהודעות מהמשיבון - לעיתים המטופלים משאירים הודעות על ביטול התור לאותו יום

רישום עבודות מעבדה נכנסות (העברה מצבע אדום לצבע ירוק)

מעקב אחר רישום בכרטיסי הטיפול- ווידוא התאמה בין הכרטיס הידני לכרטיס טיפול הממוחשב. בתוכנת אופטימה דרך קיצור "איתור אף-3" שמראה את כל רשימת המוזמנים לאותו יום ואת שורת הטיפול במקביל.

רישום ומעקב לקוחות ללא תורים עתידיים (שביטלו, הבריזו..) ברשימת המתנה ביומן פגישות הממוחשב, או בטבלה ידנית שכוללת: תאריך,שם המטופל, סוג הטיפול, משך הטיפול,רופא מטפל,הערות... (אם תעברו אחורה ביומן פגישות לפחות חודשיים שלושה כמה מטופלים לדעתכם "נפלו בין הכסאות"?)

מעקב דו"ח ריקול - להדפיס את הרשימה כל תחילת חודש ולתאם תורים למשך החודש הקרוב (לרוב לשיננית,אך לדוגמא גם בדיקות מעקב ותורים לחשיפה לאחר השתלה) המעקב הוא ברמה יומית.

תזכור לקוחות ליום המחרת באופן אישי ע"י המזכירה, או דרך שליחת מסרון (דרך חבילת אס-אמ-אס) והוצאת כרטיסי טיפול של המטופלים.

בימים שבהם יש עבודות מעבדה יש לעמוד בקשר עם המעבדה יום לפני לוודא עבודות גמורות.

טיפול במטלות היומיות הרשומות ביומן המשרדי הידני. כן.. הידני. (לא מחברת..ולא פתקים..) הכי נוח לדעתי לרישום משימות לטיפול באותו יום,לימים הבאים קדימה.. הרופא רושם ביומן מטלות שהוא מבקש מהמזכירה, ולא על פתקים או בעל פה.. מטלות שבוצעו נמחקות,ולמטלות שטרם ביצענו תמיד ניתן לחזור אחורה ביומן. במקביל ממליצה להשתמש בחלון "תזכורות קופצות" אם רוצים להקפיץ מטלה או משימה בתאריך ובשעה מסויימים.

בסוף יום הדפסת דו"ח סגירת קופה- לוודא התאמה בין הדו"ח הממוחשב לבין הקופה במרפאה, גיבוי נתונים, תקשורת שבא, תזכור הרופאים והסייעות שעת תחילת העבודה של יום המחרת.

בפוסט הבא משימות ברמה השבועית

  

נוהלי עבודה המשך..

נוהל סגירת תוכנית טיפול

בשלב אי סגירה: מטופל שקיבל הצעת מחיר במרפאה אך לא סגר אותה באותה ישיבה,

מה דעתכם לכתוב על דף התוכנית (ההעתק) את תקציר השיחה ואת ההתנגדויות שהעלה המטופל?

לדוגמא: "למטופל קשיים כלכליים", "מעוניין בחוות דעת נוספת", "התוכנית יקרה לו לא נערך לסכום הזה",

"רוצה להתייעץ בבית" "קיבל 2 תוכניות חלופיות מתלבט.."

פרטים נוספים על הלקוח יתקבלו בברכה ורק יהיו לעזר למזכירה שתחזור אליי לאחר מס' ימים, ותמשיך מאותה נקודה בשיחה בין הרופא למטופל. כך תינתן למטופל ההרגשה שיש תיאום ורצף מהפגישה האחרונה.

אפשר לקבל מידע לא רע רק בשיחת סמול טוק.. מי הפנה את הלקוח למרפאה.. פרטים אישיים וכו'

המזכירה תרשום לה ביומן את המועד בו היא תתקשר אליו בחזרה, הכי מומלץ בחלון תזכורות קופצות

(בתוכנת אופטימה-נמצא תחת "תזכורות ותקשורת") בתוכנת "דוקטור" מופיע כשעון אדום.

את העתק התוכנית יש לתייק בקלסר "תוכניות טיפול" לפי תאריך אחרון ולא לפי א,ב.

בשלב סגירה: רצוי מאוד לרשום את ההנחה שניתנת למטופל בדף המקור ובההעתק.  חלק מהרופאים

 משרבטים בכתב יד את הסכום הסופי, את אחוזי ההנחה, את מס' התשלומים ואין בעיה עם זה..

אך מכובד יותר להקליד את ההנחה בתוכנית ולהוציא שוב מודפס עם כל תנאי העסקה.

את ביצוע ההנחה בתוכנת "אופטימה"ניתן דרך "תוכנית"-"הנחות"-"קיבוע סכום סופי" או "באחוזים"

(את אותו מודול יש גם בתוכונות האחרות "דוקטור" ו- "רפיד").

כך המטופל מקבל את מחירי הטיפול לאחר ההנחה, ומעבר לזה ישנה אפשרות להעביר טיפולים שבוצעו מ"תוכנית טיפול" ל "כרטיס טיפולים" עם המחיר המעודכן לאחר ההנחה.

נוהל זה נועד:

1 שליטה מעקב ובקרה אחרי תוכניות טיפול שלא נסגרו (והיו מקרים שלקוחות "נשכחו" והתפספסו וחבל..)

2  העברת טיפולים מ"תוכנית" ל "כרטיס" עם טיפולים לאחר הנחה מונעת יתרות שגויות שנשארות בחיוב הלקוח.

.

נוהלי עבודה במרפאה

כמעט בכל מרפאה שליווינו, כבר בשלב "התחקור הראשוני" (עוד לפני שצוללים לתוך הקרביים של המרפאה) הבנתי שנושא נוהלי העבודה שמבחינתי הוא ה-בסיס ועמוד השדרה שפשוט אי אפשר בלעדיו, די הוזנח ולא טופל כראוי.בעצם נראה שלא ניתנה לו החשיבות שכל כך מגיעה לו לתפעול תקין של המערכת המורכבת

הזאת שנקראת מרפאת שיניים. הצוות האדמניסטרטיבי וסגל הרופאים לא יודעים מי אחראי על מה, איך ומתי וכפילויות חוגגות כי כולם עושים ה כ ל.

בפוסט זה אעלה את הנוהלים שלדעתי חשובים בכל מרפאת שיניים. אמצו ויישמו מה שמתאים לכם תחת ההגדרה "עצות זהב" (ובחינם...)

נוהל עבודת מעבדה

 סימון עבודות מעבדה "יוצאות"

 בצבע אדום (או כל צבע אחר שתבחרו) ביומן פגישות הממוחשב בתור הבא של המטופל, ואם אתם עובדים עם מס' מעבדות ציינו בהערות את שם המעבדה שאליה נשלחה העבודה. אני ממליצה לרשום גם את סוג העבודה כי זה מפשט את ההתנהלות מול המעבדה.

בעמדת המזכירה יונחו 2 סלסילות לעבודות "יוצאות" ועבודות "נכנסות" כשהסייעת מעדכנת את המזכירה על העבודה היוצאת ורק לאחר סימון היא נכנסת לסלסילה של ה"יוצאות".

יום לפני המזכירה עומדת בקשר עם המעבדה לוודא עבודות מוכנות ליום המחרת.

 סימון עבודות מעבדה "נכנסות"

העבודות "הנכנסות" שחזרו מהמעבדה יונחו קודם על שולחן המזכירה לסימון העבודות בצבע ירוק (או כל צבע אחר שתבחרו) בתורים הקבועים ביומן למטופלים, ורק לאחר מכן יועבר לחדר הרופא לבדיקה, ולטיפול הסייעת.

נוהל זה נועד:

1 למנוע בלבול בין עבודות נכנסות ויוצאות

2. למנוע ממטופל להגיע למרפאה כשהעבודה עדיין במעבדה.

3. כשמטופל מבטל את תורו, או מועבר למועד אחר הסימון אדום\ירוק עדיין נשאר בתור.

4. לשמור על פשטות ויעילות  (וראיתי דרכים "יצירתיות" איך לסרבל את הנוהל הזה..)

בפוסט הבא: "נוהל סגירת תוכנית טיפול"