תהליכי עבודה ברמה יומית שבועית וחודשית

תהליכי עבודה נועדו לשמש לרופא "עיניים" ו"אוזניים" בכל מה שקשור לשליטה ובקרה על מהלך היום במרפאה. במקרים לא מעטים אין תיאום ציפיות בין הרופא לצוות ולעיתים התקשורת ביניהם גם לא משהו.. הרופא לא יודע מה לבקש, אחרי מה לעקוב.. הוא מתוסכל והיא ממורמרת.. וכל הנושא הזה "עולה מדרגה" אם המזכירה לא מנוסה כלל בתחום רפואת השיניים והיא תלויה לרוב ברופא  (שלא תמיד מודע להתנהלות נכונה..)

יש מרפאות שכבר בפגישה השנייה קיבצנו את כולם לישיבת צוות כי חלק גדול 

מהצוות היה "מת" לשחרר קיטור ולהציף את הבעיות וגם לרופא יש לא מעט אימפוטים בעניין..

הפוסט הבא נועד קצת לעשות סדר. מה עושים במהלך היום, מה ברמה השבועית והחודשית.

במהלך היום (או כשמישהי שאלה:"מה אני עושה מהרגע שאני מדליקה את המחשב..")

טיפול בהודעות מהמשיבון - לעיתים המטופלים משאירים הודעות על ביטול התור לאותו יום

רישום עבודות מעבדה נכנסות (העברה מצבע אדום לצבע ירוק)

מעקב אחר רישום בכרטיסי הטיפול- ווידוא התאמה בין הכרטיס הידני לכרטיס טיפול הממוחשב. בתוכנת אופטימה דרך קיצור "איתור אף-3" שמראה את כל רשימת המוזמנים לאותו יום ואת שורת הטיפול במקביל.

רישום ומעקב לקוחות ללא תורים עתידיים (שביטלו, הבריזו..) ברשימת המתנה ביומן פגישות הממוחשב, או בטבלה ידנית שכוללת: תאריך,שם המטופל, סוג הטיפול, משך הטיפול,רופא מטפל,הערות... (אם תעברו אחורה ביומן פגישות לפחות חודשיים שלושה כמה מטופלים לדעתכם "נפלו בין הכסאות"?)

מעקב דו"ח ריקול - להדפיס את הרשימה כל תחילת חודש ולתאם תורים למשך החודש הקרוב (לרוב לשיננית,אך לדוגמא גם בדיקות מעקב ותורים לחשיפה לאחר השתלה) המעקב הוא ברמה יומית.

תזכור לקוחות ליום המחרת באופן אישי ע"י המזכירה, או דרך שליחת מסרון (דרך חבילת אס-אמ-אס) והוצאת כרטיסי טיפול של המטופלים.

בימים שבהם יש עבודות מעבדה יש לעמוד בקשר עם המעבדה יום לפני לוודא עבודות גמורות.

טיפול במטלות היומיות הרשומות ביומן המשרדי הידני. כן.. הידני. (לא מחברת..ולא פתקים..) הכי נוח לדעתי לרישום משימות לטיפול באותו יום,לימים הבאים קדימה.. הרופא רושם ביומן מטלות שהוא מבקש מהמזכירה, ולא על פתקים או בעל פה.. מטלות שבוצעו נמחקות,ולמטלות שטרם ביצענו תמיד ניתן לחזור אחורה ביומן. במקביל ממליצה להשתמש בחלון "תזכורות קופצות" אם רוצים להקפיץ מטלה או משימה בתאריך ובשעה מסויימים.

בסוף יום הדפסת דו"ח סגירת קופה- לוודא התאמה בין הדו"ח הממוחשב לבין הקופה במרפאה, גיבוי נתונים, תקשורת שבא, תזכור הרופאים והסייעות שעת תחילת העבודה של יום המחרת.

בפוסט הבא משימות ברמה השבועית