להוציא יומנים !!!

הדבר הראשון שצד את עיניי בעבודה במרפאה הוא העדר יומן משרדי יומי. השימוש בו נועד לרשום משימות,מטלות במשך היום ולימים הבאים. גם אם לא הספקנו לטפל במטלות תמיד נוכל לחזור אחורה ביומן ולטפל בקצוות לא סגורים. ברוב המרפאות אני רואה פתקים או מחברות ללא תאריכים. כמובן שיש אפשרות לרשום בתוכנה את המשימות אך הדבר קצת מסורבל ולא אחיד. לרשום ביומן ידני בצורה ספונטנית מהירה מרוכזת ומסודרת, נראה כפתרון הנוח ביותר.
היומן המשרדי משמש גם כמחברת קשר במרפאות בהן עובדות 2 מזכירות, כך שאחת יודעת מה היה במשמרת של קודמתה ויש להן אפשרות להתעדכן ולהעביר את "המושכות" למשמרת הבאה בצורה מסודרת.
היומן המשרדי הידני כ"כ חשוב לתפקוד יעיל של המרפאה שאני לא רואה איך אפשר בלעדיו. מעבר לרישום המשימות כשזה לעצמו חשוב מאוד, ניתן לרשום גם את הלקוחות שלא סגרו תוכנית טיפול כדי לחזור אליהם (בתוכנת אופטימה ניתן להוציא דו"ח של תוכניות טיפול פתוחות). פציינטים שמעוניינים שיצרו איתם קשר בתאריכים מסויימים בעתיד ולאיזה טיפול, רישום תאריך לחשיפה לאחר השתלה.

טיפ שלי: ניתן לרשום גם את השיקים ומועדי הפרעון ביומן בתאריכים שונים, היוצאים לספקים הדנטליים ולמעבדות, וכך תהיה לנו שליטה ותמונה ברורה על חלוקת השיקים.

לדוגמא: תשלום למעבדה 10,000 ₪ המחולקים ל 4 שיקים שאחד בתחילת החודש נניח ב 4 לחודש והשיק השני בסוף החודש נניח ב 28 לחודש ואת 2 השיקים הנותרים לחודשים הבאים באותם תאריכים .אם אצטרך לשלם לספק נוסף אשתדל להמנע מרישום שיק ביום בו רשומים תשלומים גבוהים ותקבולים נמוכים.